ppt软件使用方法 ppt是什么软件怎么用

8

三分长相七分打扮

PPT：七分内容三分打扮

一、PPT课件优势

1、应用PPT制作课件简单易学；在Windows环境下，PowerPoint是创建演示文稿最方便的工具软件，并且支持视频和声音，可在演示文稿的幻灯片中的插入表格、图像、声音、文本文件等多媒体信息。

2、用PowerPoint制作的课件费时较少；且在课堂应用中，用PowerPoint所制作的课件操作简便、修改方便，课件的共享性强。

3、PowerPoint通过超级链接实现交互，具有一定的交互性，适合制作对动画要求不高的演示课件。

二、PPT制作入门

1、新建幻灯片

我们可以通过下面三种方法，在当前演示文稿中添加新的幻灯片：

1）快捷键法。按“Ctrl+M”组合键

2）回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”）

3)命令法。执行“插入→新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。

2、设置幻灯片版式

单击“格式”菜单－－－“幻灯片版式”。

在PowerPoint 2003窗口中会出现“幻灯片版式”任务窗格，其中文字版式、内容版式、文字和内容版式、其他版式等不同类别的版式，可以更具自己的要求来选择不同的版式。

3、应用设计模板

选择“格式”——“幻灯片设计”菜单项，则会在任务窗格中出现“幻灯片设计”窗格。

在幻灯片设计任务窗格中有一个应用设计模版列表框，在该列表框中包含系统中自带的许多设计模板样式。在所需的设计模板上单击鼠标，则会将该模板应用于所有幻灯片。这样整套演示文稿都应用了统一的设计模板。

4、幻灯片配色方案

如果对当前的配色方案不满意，可以选择其内置的配色方案来进行调整，并可以修改其背景颜色。

1）页面单击右键，弹出窗口中选择“配色方案”选项，展开任务窗格。

2)选择一种配色方案，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用即可。

3)如果需要修改其背景颜色可以这样设置：执行“格式→背景”命令，打开“背景”对话框，设置一种颜色，确定返回即可。

5、插入文本框

通常情况下，在演示文稿的幻灯片中添加文本字符时，需要通过文本框来实现。

1)执行“插入→文本框→水平（垂直）”命令，然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来。

2)将相应的字符输入到文本框中。

3)设置好字体、字号和字符颜色等。

4)调整好文本框的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。

注意：也可以用“绘图”工具栏上的文本框按钮来插入文本框，并输入字符。在PPT中，可以给文本的文字设置各种属性，如字体、字号、字形、颜色和阴影等，或者设置项目符号，使文本看起来更有条理、更整齐；给段落设置对齐方式、段落行距和间距，使文本看起来更错落有致。

6、嵌入字体

当我们将制作好演示文稿复制到其他电脑中进行播放时，由于其他电脑没有相应的字体，必然会影响文稿的演示效果。其实，我们可以将字体嵌入到演示文稿中带走。

1) 执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框。

2)“保存”标签中，选中“嵌入TrueType字体”选项，确定返回。

3)再保存一下演示文稿即可。

7、插入声音

为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果

1) 执行“插入→影片和声音→文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框。

2)定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。

注意：

演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。

插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。

8、插入视频

我们可以将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。

1）执行“插入→影片和声音→文件中的影片”命令，打开“插入影片”对话框。

2)定位到需要插入视频文件所在的文件夹，选中相应的视频文件，然后按下“确定”按钮。

3)在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。

4)调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可。

注意：演示文稿支持avi、wmv、mpg等格式视频文件。

9、插入其他演示文稿

如果在编辑某个演示文稿时，需要引用其他演示文稿中的部分幻灯片，可以通过下面的方法快速插入。

1)将光标定在需要插入的幻灯片前面。

2)执行“插入→幻灯片（从文件）”命令，打开“幻灯片搜索器”对话框。

3)单击其中的“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，定位到被引用演示文稿所在的文件夹中，选中相应的演示文稿，确定返回。

4)选中需要引用的幻灯片，然后按下“插入”按钮，再“关闭”退出即可。

10、插入批注

审查他人的演示文稿时，可以利用批注功能提出自己的修改意见。批注内容并不会在放映过程中显示出来。

1)选中需要添加意见的幻灯片，执行“插入批注”命令，进入批注编辑状态。

2)输入批注内容。

3)当使用者将鼠标指向批注标识时，批注内容即刻显示了出来。（批注内容不会在放映过程中显示出来）

4)右击批注标识，利用弹出的快捷菜单，可以对批注进行相应的编辑处理。

11、插入Excel表格

由于PPT的表格功能不太强，如果需要添加表格时，我们先在Excel中制作好，然后将其插入到幻灯片中。

1)执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框。

2)选中“由文件创建”选项，然后单击“浏览”按钮，定位到Excel表格文件所在的文件夹，选中相应的文件，单击“确定”按钮返回，即可将表格插入到幻灯片中

3)调整好表格的大小，并将其定位在合适位置上即可。

12、设置超链接跳转

我们在PPT演示文稿的放映过程中，希望从某张幻灯片中快速切换到另外一张不连续的幻灯片中，可以通过“超级链接”来实现。超链接到其他文档、程序、网页上。

1)在幻灯片中，用文本框、图形（片）制作一个“超级链接”按钮，并添加相关的提示文本（如“陀螺旋”）。

2)选中相应的按钮，执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。

3)在左侧“链接到”下面，选中“本文档中的位置”选项，然后在右侧选中需要链接的幻灯片，确定返回即可。

13、插入FLASH动画

在制作PPT课件时，有时需要在课件中插入一些动画，比如FLASH动画。如何在PPT中插入动画，这里将做仔细讲解。

1)单击视图——工具栏——控件工具箱——其它控件，在探出的下拉列表中选择“shockwave flash object”项。

2)此时鼠标会变成十字形，按下鼠标左键不放在幻灯片中拖出一个矩形框来，然后在矩形框上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性”项。

3)此时会弹出“属性”对话框，在对话框中单击“movie”项，在其后的空白处输入flash文件的路径，然后关闭对话框，放映幻灯片即可察看效果。

14、设置动画播放方式

如果一张幻灯片中的多个对象都设置了动画，就需要确定其播放方式（是“自动播放”还是“手动播放”）。

注意：使用动画播放的原则：朴实、有益于说明思路。

15、放映演示文稿

制作完成自己的演示文稿，一般说来遵循以下这几个步骤：

第一步：设置放映方式

PPT演示文稿制作完成后，有的由演讲者播放，有的让观众自行播放，这需要通过设置幻灯片放映方式进行控制。

1）执行“幻灯片放映→设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框。

2) 选择一种“放映类型”（如“观众自行浏览”），确定“放映幻灯片”范围（如第3至第8张），设置好“放映选项”（如“自动放映，按ESC键终止”。

3) 再根据需要设置好其它选项，确定退即可。

第二步：插入动作按钮

动作按钮是一个现成的按钮，可将其插入到演示文稿中，也可以为其定义超链接。动作按钮包含形状（如右箭头和左箭头）以及通常被理解为用于转到下一张、上一张、第一张和最后一张幻灯片和用于播放影片或声音的符号。

执行“幻灯片放映→动作按钮”命令，选择需要的按钮进行设置。

第三步：自定义动画

自定义动画的设置，对于放映演示文稿起到了相当大的作用，它能让演示文稿放映时更加富有动感。

1)选择“幻灯片放映”——”自定义动画”菜单项，打开“自定义动画”任务窗格。

2)选中要添加动画的对象，在“自定义动画”任务窗格中单击“添加效果”按钮，打开动画效果下拉菜单。在其中选择所需的动画效果。

注意：在“自定义动画”任务窗格中给选定对象添加了动画后，该对象的旁边就会出现一个带有数字的灰的矩形标志。

3)设置项目动画的属性

添加完动画后，在“自定义动画”任务窗格中会出现“开始”、“方向”、“速度”三个下拉列表框，在这三个下拉列表框中可以对动画开始播放的时间、方向以及速度进行设置。

4)更改动画效果

在“动画效果”列表框中选中要更改的动画效果，“添加动画”按钮此时变为“更改”按钮，单击该按钮。打开下拉菜单，可对动画效果进行更改。

第四步：切换设置

幻灯片切换就是给每张幻灯片的切换增加动画效果。

1)选择“幻灯片放映”——“幻灯片切换”菜单项，打开“幻灯片切换”任务窗格。

第五步：观看放映

演示PowerPoint文稿的方法很简单，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”菜单，或是点击工具栏中的图标，都可以演示当前文稿。

第六步：排练计时

值得振奋人心的是，PowerPoint 2003为我们提供了这么一种练习控制演讲时间的功能，相信它对您演讲的成功会非常有帮助。

第七步：完成制作

排练完成后，统计出幻灯片的总共放映时间，演示文稿的制作就告一段落了。

16、演示文稿打包

PPT打包有两种方法：

1)打包：

–选择“文件”菜单中的“打包成CD”

–点击“复制到文件夹”按钮

–输入自己的名称，找到保存位置，确定。

2)自建文件夹：

–将PPT文档和媒体文件放在同一文件夹中

–必须保证媒体文件不能放在子文件夹中

优缺点：

1) 打包：优点是简单易用，缺点是当使用flash动画时无法打包。

2)自建：优点是能够适用各种情况，缺点是媒体文件混乱。

三、PPT的一些小技巧

1、幻灯片放映技巧

1)在幻灯片放映过程中，如果要中止放映，请按下Esc键。

2)如果想暂时隐藏幻灯片内容，可按下“B”或“.”键使屏幕全黑，也可以按“W”或“,”键使屏幕全变白，按Esc退出全黑或全白状态。

3)放映幻灯片时，其左下角会有四个透明的按钮，单击其中左、右方向的箭头按钮可查看下一张幻灯片或返回前面的幻灯片；单击其中的铅笔图标(快捷键为Ctrl＋P)，还可以像在黑板上一样在当前放映的幻灯片上写写画画，即所谓的幻灯片“注释”。退出幻灯演示时，PowerPoint会提示是否保留这些注释。

2、幻灯片打印技巧

我们想把幻灯片打印出来校对一下其中的文字，但是，一张纸只打印出一幅幻灯片，太浪费了，如何设置让一张打印多幅呢？

1)执行“文件→打印”命令，打开“打印”对话框，将“打印内容”设置为“讲义”，然后再设置一下其他参数，确定打印即可。

注意：

如果选中“颜色/灰度”下面的“灰度”选项，打印时可以节省墨水。

如果经常要进行上述打印，将其设置为默认的打印方式：执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“打印”标签下，选中“使用下列打印设置”选项，然后设置好下面的相关选项，确定返回即可。

3、用网格线定位对象

当我们在PPT幻灯片中添加了多个对象后，可以通过网格线来精确定位对象的位置：

1)执行“视图→网格和参考线”命令，打开“网格和参考线”对话框。

2)单击“间距”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择一种网格样式（如“每厘米8个网格”），再选中“屏幕上显示网格”选项，确定返回即可。

3)有了网格线，就可以轻松定位对象位置了。

4、提取文稿中的图片

如果我们需要将某个PPT演示文稿中的图片单独提取出来，只要将其另存为网页格式即可。

1) 启动PowerPoint，打开相应的演示文稿文档。

2)执行“文件→另存为网页”命令，打开“另存为网页”对话框。

3)将“保存类型”设置为“网页（*.htm*.html）” ，然后取名（如tp）保存返回。

4)我们在上述网页文件保存的文件夹中，会找到一个名这“tp.files”的文件夹，其中单独保存了演示文稿中的所有图片。

四、学用PowerPoint快捷键

作为演示用途的软件，PowerPoint以其易于编辑制作和修改，支持媒体格式丰富以及演示方便等诸多优点受到用户的好评。但在实际应用PowerPoint过程中我们可能会碰到这样或那样的问题，比如用户在演示比较复杂的幻灯片时，由于一张幻灯片中的对象较多，操作失误，多点了一下鼠标……其实使用幻灯片放映控制快捷键更容易避免。所以作为一名PowerPoint的用户，掌握这些快捷键，可以更为有效、方便地应用这一演示软件。