名词缩写是技术写作中很重要的一部份。学术论文的写作牵涉到各研究领域中的各类概念和术语，因此需要借助首字母缩写和缩略词来提高内文的顺畅度。然而这类词在文章中第一次出现时，必须同时介绍它们所代表的完整名词，如「探讨了在水溶液中使用磷酸二苯酯【diphenyl phosphate (DP)】的影响」。
「首字母缩写」是由单词组合中每个词的首字母结合而成的缩写，如「FAQ」是「frequently asked question」的缩写、「IEEE」是「Institute of Electrical and Electronics Engineers」的缩写。人们常将这类缩写与缩略词混淆，甚至在学术界也如此，认为它们指的都是由多个词组成的术语之首字母缩写。
虽然一部分的首字母缩写的确是缩略词，但不是全部。比如以下这些名词：「atomic force microscopy」、「English as a second language」、和「full width at half maximum」，它们的缩写分别为「AFM」、「ESL」、和「FWHM」，但是它们并不算是缩略词，因为这些词的发音并没有变成新的或独立的单词，而是沿用了单独字母的发音，即「ay-ef-em」、「ee-es-el」、和「ef-double-you-aitch-em」。
相比之下，缩略词除了是词组中各单字首字母（或关键音节的首字母）缩写组成的词以外，这些新组成的词同时也拥有新发音、成为真正独立的单词，如：
· laser = light amplification by stimulated emission of radiation
· radar = radio detection and ranging
· scuba = self- contained underwater breathing apparatus
请注意，以上所列的三个例子已经被广泛运用到科技以外的领域，因此它们通常不再以大写的「LASER」、「RADAR」和「SCUBA」出现。
一些仍然以大写形式出现的缩略词包括代表「mobile equipment technology」的「MET」和代表「personal identification number」的「PIN」。
了解缩略词和首字母缩写的区别是很重要的，因为它们的发音影响了它们在写作中的应用。无论是缩略词（如「AIDS」）还是首字母缩写（如「HIV」），它们都是出现在写作中的文法元素，需要正确地运用。
例如，虽然「HIV」以子音字母「H」开头，但与之搭配的冠词是「an」，因为这个词的发音是「aitch-eye-vee」，即以母音开头。请看以下例子：
“Our institute has implemented an HIV testing and counseling program.”
When writing out the full term the initialism represents, use the general article “a”.
“Our institute has implemented a human immunodeficiency virus testing and counseling program.”
在文法上正确使用缩写是很重要的，正确的缩写能够让读者和审阅者感觉到作者完全了解自己所运用的术语。然而，要注意一些例外的情况，部分的首字母缩写本身代表的名词术语为复数，但因他们往往被当作单数名词使用，所以在书写中并没有显示出来。例如代表「information systems」的「IS」和代表「General Motors」的「GM」，几乎在所有文章中，把这两个缩写写成复数的「ISs」和「GMs」都是错误和有误导性的。
在使用首字母缩写和缩略词时要避免重复的错误。比如，一位技术写作员在用「RIE」代表「reactive-ion etching」时，应避免写出「RIE etching」这样的错误，因为「RIE etching」指的是「reactive-ion etching etching」！其他常出现的重复缩写包括「PIN number」、「ATM machine」、和「RAM memory」。由于此类错误太常出现于口语和写作中，人们甚至为它命名了一个缩写名称：重复首字母缩写的「RAS综合症」（「RAS」 = 「redundant acronym syndrome」）！虽然讨论这些重复的用法很有意思、我们也可以从中学到很多，但我们应避免在技术写作中出现这样的错误。
另一个在技术写作中常见的错误是将不是缩略词的名词当作缩略词使用。例如，因为看到Sony公司的标志中四个字母常以大写形式出现，某些作者误将Sony公司写成SONY。但是，这样的写法是错误的，因为「Sony」不是一个缩略词，它就是这家公司的全称，因此只有第一个字母需要大写。
最后，在技术写作中最常见的关于首字母缩写和缩略词的错误，就是大部分人以为缩写中出现的大写字母在缩写前的词组中也需要大写，实际上并不是这样的。例如，作为商业管理哲学的「total quality management」缩写为「TQM」，但它的全称却常常被错误地写成「Total Quality Management」，这有可能是因为部分作者忘记了这个词本身并不是专有名词，甚至是更糟糕的情况──作者根本从一开始就没有完全了解这个词的含意！请记住，在文章中缩写术语之前，首先了解该术语的含意和来源是很重要的，因为作者在论文中处理首字母缩写和缩略词的态度与方法常常反映了他们自己对于运用术语的了解程度。
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