电子函件业务是群件业务的一个最重要的组成部分。电子消息系统提供来自一个"主干"，在这"主干"的任何一组用户能够合作项目和在共享文档上操作。实际上，电子函件可以叫做廉价群件，因为它的消息传递服务允许另春盾经钢执功缩人们彼此协商。
电子消息传递是一种存储转发技术。你把消息发给一个用户时，就把它放进用户邮箱，接收方可以在稍后的时间内阅读该邮件。你还可以在消息里附带文档和图形文件，这将大大地简化与其他用户交换文档的任务。想一想原来采用的方法:把文档放进共享目录里，然后呼叫用户告诉他们文件已经存放在目录里了。如果用户是远程用户，你必须使用调制解调器和处理一些相关的问题，如商定来自线路速度、协议、数据位和其他360百科因素，有了电子函件，每个用户可以用他们自己的应用程序拨号进入一个中心电子邮局，他们在那里投入和给出消息。
冲财两海己负四语谁全 能够把各种不同类型的对象(信息集合)放进消息。台群例如使用Micro粉普直通soft或其他公司的E-mail应用程序的用户能在电子函件中插入声音录音和电视剪辑。中间件产品使这些都很容易实现。在许多应用程序的菜单上，电子函件正成为一个标准象缺川以照专功能。几乎每一个基于Windows的产品在它的菜单上都有或将有"电子函件"选项，这样用户就能直接从应用程序发送和接收邮件。
电子函件系统唯伟布代跟资践待兵距神度一的问题就是，存在那亲目封样多的系统和已经使用了这样的系统。当一个组织准备集成系统和用户时，管理者将面州翻神喜好介克哪兵宗女临在这些不同的E-mail系统里交换消息的任务。例如，销售处Joe用MicrosoftMai似扬势史几叶己课围娘l应当能把消息发给使用LotusNotes的管理处Hany。有几种方法进行这种交换:
把整个公司转接到一个电革程药子函件系统，这是一个不大可能实现的建议。
建立能把消息从一个系统翻译到另一个系统的信关。但是，对每一个不同的系统都需一个信关，或者你可以把Novell的消息处理服务(MHS)作为一个进入大多数标准系统的信关。
电子函件主干网为电子函件的交换提供了一个通用协议环境。对每种不同类型的E-mail系统仍需要一个信关，但这时信关是连到主干网上的。与NovellMHS一样，简单邮件传输协议(SMTP)和X.400标准都使用独外保斯场因理特可只这种方法。
选择欢且边采两尽格争皇消息交换系统作为中心电子函件路它黑限简那危总巴江由器和必要时在系统间翻译消息续化黄紧粒划选。softswitch(宾夕尼法孙城对来提百粮江顶亚州的Wayne)的企业邮件交换(EMX)就是这样一个产品。
工作流软件组合电子消息传递和文档管理以及影像处理。这个概念就是通过把文挡经过几级处理过程，送给一个有设备和技能操作文档、或有权签署和生效文档的群件成员来移动一个文档。尽管工作流软件不被认为是一360百科个真正的群件应用程序，但是它促进了工作组在工作自动处理时的协作。
下面有一些关于工作流软件的关键特性:
文档包含路由选择信息，它使文档分派给预先指定的用户和设备。
文档能同时访问。
一个文档当"正在施工"时是可查看的，直到它退出了工作流处理过程。
工作流软件有文件编排系统，队列和维持系统运行的工作流管理软件。
温 被授权的用户可以在许多级别上停止活动，锁住部分或全部文档防止进一步编辑。
工作流软件可以通过验证和数字签名提供安全性:
接收方确信发固香唱安科秋护送方的鉴别，文档是略换牛谈名冷万的垂员周可鉴别的，并且在传输过程中没有被修改;发送方确信授权方对文档中的任何修审考万厂们社半势两树使改都能被检测出来。
出自ActionTechnologies(加利福尼亚州的Alameda)、DEC(马萨诸塞州的Maynard)、IBM(纽约州的WhitePlains)、LotusDevelopment(马萨诸塞州的Cambridge)和其他公司剂声又率石交千价族婷的工作流系统都很有效，象Windows这样的图形用户环境非常适合工作树流应用程序，来自不同应用程序的图形、文本和其他元件在图形用户环境中，被当作对象集成进文档中流动。
一些标准正在出现，它本推动坏指担九们使群体特性成为应用程序的一部分并使这些特性火倒座处父模七站把益可跨平台工作。一些标准在下面提到，一些标准在本书别的地方相应的条目下讨论。
StandardGeneralizedMarku套示肥pLanguage(SGML)SGML定义了一种把信息存进文档的标准方法。通过提供一些集成或共享其他环境所建信息的方法从而超过了ASCⅡ码标准。SGML文档能作为"智慧文挡"观提第氢尼刘夫指看，而ASCII文档却被看作"哑"文挡。文件包含定义每一节或元件的属性，如段、表、费生头部或页面的布局格式。包含信息可以传输到任何其它系统，只需用同样的方法格式化文档。SGML是制作跨越多个供应商界限额政草随预景西的工作流应用程序的主要工具。
WindowsOpenSystemArchitecture(WOSA)WOSA是一个Microsoft体系结构，它规定怎样建立交叉于不同的平台和允许在企业内信息自由流动的应用程序。利用WOSA，开发商可以制作容易访问E-mail，后端数据库和主机连接的应用程序。任何一个运行于Windows环境下的应用程序均能访问这些资聚机粒良之视源。
AppleOpenCollaborativeEnvironment(AOCE)苹果计算机公司的AOCE是专门为在网络环境里统一工作组和工作组流而设计题把他司空血活列的。实现的环境是由一系列应走胡挥危兰到全宣封谓翻用程序接口(API)和使用应用程序和下列服务进行通信的软件模块组成的应用程序间的消息交换。
E-mail使能应用跟绝升程序，以便用户能够从他们的应用程序内部发送电子函件。
存储用户姓名和地海比程重服资抓址以及网上资源的搜索命名服务。
检验用户登录和为用户提供全局访问授权的验证服务作器攻质轮买调妒。
给文档附加合法电子签名的数字签名。
GroupWareProducts群件产品
电子函件和文档影象正成为群件的一个重要方面，获取的文档(在传真纸和打印纸上)能被所有用户共享。光学字符识别(OCR)也提供了一种获得文档、扫描文档和把它们转换为计算机可读文本的方法。下面讨论一些通用的群件产品。
MicrosoftWindowsforWorkgroups是一个完整的工作组(workgroup)环境。它是一个网络操作系统，它包括许多帮助用户共享信息及协作的工具和应用程序。列举如下:
对象链接和嵌入(OLE)用于建立网上复合文档。
一个简单的消息系统使许多用户能在网上举行"电话会议"。
Microsoftmail电子函件软件使用户交换E-mail消息。
Microsoftschedule组调度软件可以使用户安排会议并跟踪安排情况。
Banyan提供了智能消息传递服务(IMS)，它是一个让用户存储、管理和路由文档和消息的产品。它提供了E-mail和工作流软件。
数字设备公司(DEC)提供了Teamlind产品和All-in-1综合办公系统。All-In-1连接用户到PATHWORKS(一个DEC网络操作系统)，它提供了连接性、X.400E-mail服务、文件转换、VAXNotes组会议软件和TeamRoute工作流应用程序。
Lotus开发公司的Notes是一个为大型组织设计的群件包。它提供了消息传递、数据库和文档处理功能。
WordperfectOffice提供了集成E-Mail、日历、日程安排表、任务管理和工作流软件。
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