在平日工作中，会用到很多不同的软件，像钉钉、微信、企业微信、云盘等等，使用的目的都是为了提高工作效率，但是这些“加速器”，有的时候却显得很累赘，反而拖慢了工作进度。相信你在使用这些软件的过程中一定遇到过这些问题：
1、问题一：钉钉上群组多难查找，每天找人找群找项目只能“搜索”，耗时费力
2、问题二：记得在某个钉钉群里看到了一条重要的消息，但是后来再找怎么都找不到了，在搜索里输入关键词也没找到
3、问题三：手机内存清理后，微信聊天中文件、图片、视频全部过期，想用用不了
其实出现这些问题的原因，都是因为没有掌握清楚办公软件的使用！办公平台有很多便捷的功能和应用技巧，这些软件远比你想象的强大，不会用=没用。不是平台设计有问题，而是你没有正确使用。
那如何使用这些办公软件能帮助我们提高工作效率呢？今天从以下两个方面进行分享：
1、专注模式——提高沟通效率利器
作用：对聊天窗口进行管理；减轻沟通消息过载的烦恼；提高工作沟通效率
（1）打开方式
电脑端：头像-系统设置-效率套件-专注模式
移动端：设置-效率套件-专注模式
（2）分组方法
①按照项目分：如果同时参与很多项目，那就把跟每个项目相关的群+人，添加到对应分组里面；
②按照部门分：运营、研发、市场、教学等等。
（3）分组的排序方法
分组排序遵循三个原则：
①重要程度：该分组属于重要项目，需要时刻关注；
②紧急程度：该分组不属于重要项目，但是近期需要给结果；
③持续时间：长期项目，排名更靠前一些。
（4）置顶功能
钉钉分组中，默认设置了置顶功能，这里主要放一些常用且重要的人和群，也就是重要的事情。
2、在线编辑——多人协同编辑神器
作用：所有人可见、多人同时编辑、自动保存。
比如教学主管需要统计团队中每位老师的带课量，就可以利用“在线编辑”功能。只需要将模板文档发送到群内，在规定时间内大家在一个文档中编辑，你最后只需要下载最新的文档即可，这里面就包含了所有人的带课信息。
3、培训类——线上办公沟通交流工具
工作过程中可能会有很多培训，有的是线下，有的是线上，钉钉上提供两种线上培训的工具：
(1）培训类-直播
优点：视频实时保存，全员可回看，网络更流畅；
缺点：无法实时与讲师沟通。
（2）培训类-视频会议
优点：可以实时沟通，在线与否查询方便；
缺点：视频无法回放，录制后才可保存。
大家根据自己的需求，选择使用即可
（3）直播操作演示
直播结束后，可以回看、下载。
（4）视频会议操作演示
设置界面，功能有：声音、摄像头、屏幕共享、邀请、全员静音、在线/未加入人员。
4、稍后处理——对重要信息进行待办处理
领导布置了A任务，钉钉上发了消息，当时点开了，但是没来得及处理，就可以把消息设置“稍后处理”，相当于一个待办功能。当你把手头工作完成后，直接去“稍后处理”，就能找到A任务，非常便捷。
（1）操作演示
设置方法：选中消息-右键-稍后处理。
使用方法：点击稍后处理，找到消息。
5、DING——重要通知无障碍必达
群内发送通知，有的伙伴没有读消息，就可以用“ding”功能，保证每个人都看到。会直接在电脑桌面或手机界面上方弹出消息，如果不处理的话，消息不会消失。
方法一：
方法二：（仅针对@所有人的情况）
6、摇一摇——钉钉版“历史操作”查看功能
A在某个钉钉群内发了个文件，你点开看了一半，这时B给你发了消息，你点开回复，回复完之后，你想再找到刚才的文件，就只能一条一条翻聊天记录，费时费力。
摇一摇这个功能，就可以解决这个问题：摇两下手机就会出现如下界面：
（1）功能介绍：
最近聊天：人、群、工作通知；
最近功能：如打卡、审批等；
最近浏览：图片视频、文件、链接。
一键回主界面，不用逐级返回
（2）打开方式
设置-效率套件-最近使用。
微信上的文件有效期很短，如果不及时保存，想用的时候就用不了了；有些文件可能需要在不同时间给不同家长发，就得来回找费时费力，微信上的收藏功能就可以解决这个问题。
优点：不会过期，方便查找，便于分享
（1）操作方法：直接查找或微信聊天界面中发送
（2）其他功能：
①添加标签：选择收藏-右上角三点-编辑标签；
②搜索功能：按类型/关键词/标签搜索；
③新建笔记：可添加待办、文件等。
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