“假如能够在家办公该有多好!”
强迫离开温暖的被窝早起上班,穿越人群挤公交和地铁来到单位,是小李一贯的工作状态。
“每天工作8小时,还有4小时浪费在路上,这是生命的极大损耗“
工作7年,每日奔波劳碌,周而复始,他心底最渴望的便是在家办公。
他想象中的在家办公画面是这样的:
早上7点30分,起床,闹钟一响快速起床。
早上7点40分:刷牙、洗脸,收拾自己。
早上7点50分,面包加牛奶,简易早餐。
早上8点钟:开启办公模式,舒适自在效率高。
如今受到疫情的影响,小李单位开启了在家办公模式,万万没想到他的在家办公状态是这样的:
早上7点50分,才勉强起床,随便洗漱后,饭也来不及吃,便准备开始办公。
“反正领导也看不见我,我还是先吃点早饭吧!”
在接受到上司安排的工作后,他便去厨房里准备早饭。
缺少了领导与同事的监督,自由散漫代替了约束自律。
一会刷刷朋友圈,一会看看微博,一会逗逗宠物,又加上家人进进出出。
平时在单位一上午能做完的工作,总是加班到晚上8点钟。
这一周下来,作息紊乱,身心俱疲,焦虑、不安、懊恼、自责等一系列情绪萦绕在心头。
他不禁内心感叹:
在家办公竟然比上班还要累!
听到小李的诉说,我到网上一搜,发现多数人都表示在家办公比上班累,纷纷表示想回公司上班。
在家办公不仅仅身体累,而且心理疲劳,精神状态也不佳,工作效率自然不是想象中那么的轻松高效了。
美国社会经济解决方案咨询公司(Sociometric Solutions)曾研究过远程办公,而且公司CEO本·贝瓦尔(Ben Waber)表示在他合作的公司,看到的是远程员工们工作效率降低,特别是在涉及协作任务上。
“如果你只是需要敲出电子邮件或写一份报告,这当然没问题,你在哪里都能做,但是对于大多数员工,他们的工作都是团队性的,并不是独自一人的工作,这是很明显存在的问题—本·贝瓦尔(Ben Waber)”
在目前疫情的大环境下,仍旧有很多单位实行在家办公模式。那么对于这种在家办公比上班还累的情况,如何才能做到轻松又高效呢?
本文基于在家办公比上班还累的三个原因,针对性的提出了轻松又高效的方式,分别是:
1、精神累:工作与生活物理空间边界模糊,须提升自控力。
2、身体累:分不清主次低效工作,应具备“要事第一”思维。
3、心理累:缺少沟通产生孤独感,强化远程办公团队合作。
与单位集中在固定区域办公不同,在家办公时通过电话和网络而不是交通工具“通勤”,工作也随之从“人移动到工作面前”演变成了“工作随着人移动”。
又加上很多人自控能力较差,从早上起床便是拖到最后一刻才醒,再加上吃早饭,与家人交流、做做家务,一天下来看似是忙忙碌碌,实际上真正用在工作的时间并不多。
等到上级催工作成果的时候,才发现原本要写的方案只是写了个开头,原本要进行的数据分析,还停留在上级布置工作的那一瞬间,心中不免焦虑又懊恼。
在家工作无疑会加剧工作压力,因为在家工作使工作和家庭之间的界线变得模糊,导致人们不能集中注意在工作上,在放松时却有工作的压力—美国南佛罗里达大学的心理学教授塔米·艾伦(Tammy Allen)。
尤其是家对我们来说是睡觉和放松的地方,现在加入了“工作”的元素,工作与生活交叉进行,界限模糊,导致两者之间互有干扰。
结果不仅没有舒适自在,反而工作压力更大,又加上作息紊乱,精神疲累,完全找不到工作状态。
举例来说,前文所述的小李在家工作缺少监管和自律,晚睡晚起,作息不规律,工作时刷朋友圈,看微博,逗宠物,吃点零食,造成工作效率很低。因此,他现在倒是希望能够尽快上班,在家总是无法控制自己。
深入思考,不难发现,小李这种工作效率低,是因为自控力太差造成的生活与工作互相干扰。
而神经生理学家告诉我们,人们的行为既受到理性指导,又受到情绪状态、外来干扰和诱惑的影响。
如果没有自控力或者自控力很弱,完全听命于人的本能和情绪,那么自我行为管理是不可能的。
尤其是在家办公时,很难保持专注,工作一会就想睡个觉,看个电视或者吃个零食。
因此,为了区分工作与生活,仅仅在家划出“一个特定工作的地方”是不够的,必须从我们自身增强自控力。
只有克己自律,不被想法、情绪和欲望支配,才能采取行动,完成目标,才能提升在家办公的工作效率。
《超级自控力:不做习惯的奴隶》对自控力做了很好的解释:0
自控力,顾名思义就是自我控制的能力,是意志力和习惯的博弈。
它能够驾驭“我要做”、“我不要”和“我想要”这三种力量。
如果驾驭的好,我们就可以在它的引导下,享受幸福、自由和成功。
我们可以分析一下前文小李的内心活动:
在家里办公时,小李打算好好工作,完成今日工作任务,可是一看到弹出的网页,一个声音便对自己说:“就看一下新闻而已,五分钟便好”。
可另一个声音又在内心响起“别看了,一旦看新闻你就收不住,哪次不是1个小时的,这样工作完不成又得加班了”。
上述小李的心理活动中,“先浏览一下新闻“就是“我要做”的力量,关注的是当下的快乐与满足;
“说服你不要去浏览新闻的力量”,就是“我不要”的力量,抵制的是外界的诱惑或自己的情绪。
这两个“自我”力量的斗争,远远是不足以支撑我们的行为的,我们的大脑和身体中还必须有第三种力量:“我想要”的力量,那就是牢记自己真正想要的是什么。
当我们因为自控力失败,延误工作,而沮丧懊恼时,那便是缺少第三种力量“我想要”,因此让“我要做”的力量打败了“我不要”的力量。
因此,“我想要”的力量控制着我们去关注什么,想些什么,甚至影响人们的感觉。
增强自控力便是要驾驭着三种力量,在它的引导下,游刃有余的控制自己的行为。
像小李这样自控力缺失,该怎么增强呢?《超级自控力:不做习惯的奴隶》给我们提供了这三种方法:
1、补充意志力能量,增强“我想要”的力量。
自控力缺失,在某种程度上意味着意志力能量不足。
很多人浑浑噩噩,没有雄心壮志,看起来沉稳、不急不躁,但是不意味着他自控力很好,因为他们意识显得迟缓,缺少活力。
虽然没有失控,但是鲜有力量需要控制。正常的人应当内心强大、精力充沛、强健有力,这些力量、活力、思想和身体活动都在他的适当控制之下。
下面是长期补充意志力能量的方法,可以帮助我们提升意志力:
(1)保持心态平和,因为内心平静才不会丧失自控。如果经常心思游离不定,可以学会养成阅读那些具有镇定心灵力量的文学作品,一旦自己松弛,便试图让内心平静并保持,增强自控力。
(2)保持思维活跃,做一些日常小事,激发脑细胞的活力。比如每天早上手写列出工作计划,工作之余可以给朋友打电话,选择打电话汇报工作3分钟,打破常规,创新习惯。
(3)保持充足睡眠,适当运动。睡眠不足者,容易烦躁、注意力涣散、记忆力衰退,养成早睡早起的好习惯,发现在家运动的方式,增强体力和脑力。
(4)保持一颗爱心,拥有真诚、无私、宽广的胸怀。每天多学习、思考,充满正能量,怀着一颗爱心去生活,去工作。
2、驾驭潜意识,做自己大脑的主人。
当我们刻意做一件事,这属于有意而为,我们可以有意识的去控制;当发生自动性的行为,这就是潜意识的行为。想要驾驭自己的潜意识,做自己大脑的主人,要做好以下三点:
(1)制定清晰及肯定的目标。潜意识会收到清晰的信号,潜在的能量会迅速迸发,帮助实现工作目标。脑子的目标蓝图越是清晰明了,轮廓鲜明,我们越发能够成为“自己想成为”的人。
(2)释放意识中的渴望。比如说上述小李现在潜意识出现“我太累了,我要做出改变”的念头,那就是渴望的主动性,那么可以将兴趣和注意力集中投入到下决心做的事情中,坚定信念,便能看到改变。
(3)不循旧时路。很多时候我们会发现自己经常“走老路”,这边是潜意识作用的结果。经常改变习惯,创新思路,扭转以往的思考方式,将会形成新的一套潜意识运行程序,从而提升自己。
3、改造心理,由内而外控制自己。
花一些时间认真辨析自己内心的需求,弄清楚自己真正追求的是什么,从内而外改造心理,更好的提升自控力,具体可以从以下三点出发:
(1)重写心理剧本:比如说前文小李中的内心有个“写好的剧本“,在家办公时会对自己说”最近我工作繁重,到时肯定完不成,不如顺其自然吧”,这种心理会影响自己的行动;而如果自己设计一个新的剧本“先完成工作后,再吃零食比较好,这样休闲娱乐才更放松”,这样自己会“立刻去做”。
(2)转变心底的信念:妥善利用心中的信念的力量,将有效的提升意志力和自控力。每个人的信念不同,感受和反应也不同。我们会采取什么样的行动,取决于我们采取什么样的信念。想要提升自控力,把控自己的人生,需要改变心理上种植不快乐信念的习惯。
(3)控制住“不喜欢’”讨厌“的意识。一心一意把工作做好,自然而然就能感觉到浑身充满力量,产生喜悦感和满足感。渐渐的从抗拒到喜欢,在自控力的作用下,开启良性循环。
通过上述可以的联系,就可以有效的提升自控力,从而提升自己在家办公的效率。即便是生活、工作均在同一屋檐下,也能够很好的完成工作。
重要之时决不可售芝麻绿豆小时牵绊——歌德
在增强了自控力,在家办公也不会被生活所打扰之后,如果依旧觉得身体疲惫,此时累的不是工作任务,而是工作方式。
举例来说,同事小刘向我大倒苦水,在家办公的时候,上司一个任务紧跟着一个任务布置过去,让他在家手足无措,一个事情没有做完,另一项工作任务又要开始,工作8小时根本无法完成,天天都在家里熬夜加班,疲惫不堪。
在职场中,我们很难做到一个任务完成之后,再去做另一个任务,最常见的场景是多种任务纷至沓来,应接不暇,因此,高效的工作方法极为重要。
在家办公,如何改变工作方法,让工作轻松高效呢?
《高效能人士的7个习惯》这本书提出,我们要学会对自己的工作进行有效的管理,就是要事第一先做最重要的事情,此种工作方式极为高效。
接到上司安排的任务之后,我们要及时询问工作时间结点,并将我们全天的任务按照重要程度进行排序,优先安排最重要的工作。
不被琐事牵着鼻子走,那就要分清轻重缓急,我们可以按照这张时间管理矩阵表对每天事务进行细分:
第一类事务,既紧急又重要,需要立即处理。比如说同事或上司来电,即便是忙的焦头烂额,我们也不得不放下工作去接听。
这类问题显而易见,推拖不得,我们总是能第一时间完成。
但是如果过分注重第一类事务,那么范围会越来越大,最终占据我们全部的时间和精力。
想要高效工作,我们第一要避免第三和第四类事务,无论是否紧急,这些事情都是不重要的,第二要花费更多的时间在第二类事务,从而减少第一类事务的数量。
第二类事务,重要但不紧急,日常工作中这类事务较多,比如说撰写方案、规划目标等。
我们都知道这些事情很重要,但是因为并非迫在眉睫,很多人都会拖延到最后一刻,待其演变为第一类事务,然后时间仓促,造成工作成果较差。
高效能人士的脑子装的不是问题,而是机会——彼得.德鲁克。
因此,想要高效工作,我们不要在各种各样的问题上浪费时间和经历,而是将时间和经历集中在第二类事务,因为完成这些活动能够提高个人的处事能力。
对于第二类事务的工作安排,具体需要这四项关键步骤:
(1)确认角色:确认在这些工作中自己担任各种角色。
(2)选择目标:思考并制定下一步最想做的一两件工作。
(3)安排进度:为每项目标安排具体的起止时间,让自己有充足的时间思考。
(4)付诸实践:安排好上述步骤后,我们即可开展工作。
对于第三类事务,紧急却不重要的工作,我们可进行授权,这也是提高工作效率的秘诀之一。
很多人都吝啬于授权,总觉得步入自己做更加省时省事,其实授权才是个人乃至团体的成长。
比如说,小刘现在需要统计各部门的人员信息,需要下班前提交。
以往他的工作方式是联系公司200多个人,然后询问每个人的信息进行汇总,这个工作让其疲惫不堪,而且很难在时间节点完成。
后来小刘学会了授权,懂得汇集群力完成工作:
他将公司的200多个人按照部门进行划分,然后将信息表发给各部门,各部门安排一个人汇集本部门的信息,最后交给小刘,而小刘负责最后的汇总,这样大大提高了工作效率。
对于第四类事务,既不紧急又不重要,尽量不做。
通过上述划分每天事务的方式,我们可以清晰的看到轻重缓急,更有利于做好个人管理。
即便是在家办公,也不至于手忙脚乱让自己熬夜加班,疲惫不堪。
当区分了工作和生活,找到了高效工作的方式,可是在家办公依旧心理疲乏。
此时的劳累,主要是缺少沟通产生的孤独感,让心情抑郁,感到乏累。
举个例子:我的朋友小赵在一家小型创业公司从事新媒体工作,刚开始觉得在家办公挺自由的,只要每天完成自己的分工任务即可,后来不到三个月就辞职了。原因是他与团队负责人闹掰了,但是团队中的其他人不帮忙说话,就像陌生人一样,他感觉没意思,没有人情味。
在家办公与单位集中办公最大的区别在于,我们无法与同事面对面交流,难以维系人际关系中的新人、喜爱、尊重等情感成分,内心产生孤独感,久而久之造成心理疲劳。
而且美国心理学家马斯洛在其《动机与人格》一书中提出的需要层次理论,从低到高依次是生理需要、安全需要、归属与爱的需要、自尊的需要和自我实现的需要。
其中归属需要便是指人都渴望在团队中建立良好的人际关系,得到支持和友爱,让自己有所归属。
远程办公由于时空分离,造成各位员工在自己家里网络办公。
这种方式使得员工找不到单位集中办公的那种归属感,造成与同事、上级的疏离,进而心情抑郁。
美国心理学协会组织卓越中心负责人的大卫·巴拉德(David Ballard)医生也提出并不是所有人都适合远程办公,远程办公下建立同事之间的友情会很难:
“有些人来说,(远程办公)不太合适——白天与同事之间缺乏非正式的交流,会让他们感到厌烦。”
“如果你没有亲身到餐厅与大家共进午餐,想要建立同志之间的友情就会面临更多挑战——这确实会改变你的动态。”
脱离团队、脱离人群的孤独感,如何才能减少并弱化呢?
既然无法面对面交流,那么可以强化线上互动,也是是非常有效的。
这需要掌握以下两点:
1、线上互动常态化、规律化,增强团队之间的亲密感和归属感。
常态化指的是每天都要进行线上沟通,增加沟通频次,比如说至少3次。
规律其实就是一种仪式感,比如在每天晚上7点-7点30分进行团队交流。
(1)即便是在家办公,我们也要定期向上司请示与汇报工作,及时反馈想法和建议。
(2)跟同事们保持私聊的交流,比如说分享日常生活,互相吐槽,工作感悟等。
(3)积极关注同事群的信息,参与同事之间的聊天活动,刷刷存在感。
2、与同事保持线上互助的关系,彼此帮忙互助,关系会越来越近。
(1)每天早上问好,分享工作任务、难度、进度、计划等,互相激励,把工作做好。
(2)遇到别人不会的WORD或者EXCEl等麻烦事,如果自己能解决,可主动帮助别人,树立好的形象,气氛也会更加融洽。
(3)每天下班之前可以总结分享自己的工作成果,对同事的工作进行语言上的肯定与赞美,互相鼓励,让工作更有干劲。
在家办公时,因为与同事、上级缺少沟通,容易造成孤独感,那么可以跟他们互帮互助、互相监督、互相鼓励,通过这种频繁又紧密的互动,增强归属感与亲密感,心情也变得轻松愉悦。
最后:
本文基于分析在家办公比上班还累的三个原因,针对性的提出了改进方式,最终实现在家办公也能轻松高效的目标,分别是:
1、精神累:工作与生活物理空间边界模糊,须提升自控力。
2、身体累:分不清主次低效工作,应具备“要事第一”思维。
3、心理累:缺少沟通产生孤独感,强化远程办公团队合作。
这三种原因相辅相成,我们可以多管齐下,找回在家办公的状态。
最后,希望通过有效利用这三个方法,帮助你在家办公也能提升工作效率,远离身心俱疲。